e-post

Bästa tipset: Skriv e-posten som en tweet

Peter Dahlgren 4 Comments

Ju kortare, desto bättre.

Om det är en enda sak du ska tänka på när du skriver e-post så är det detta: Skriv brevet som om du bara har 140 tecken till förfogande. Ta sedan den texten och lägg i ämnesraden.

Detta kan inte påpekas tillräckligt ofta. Ju kortare, desto bättre. Ofta får jag e-post som ser ut så här:

Hej! Jag har nyligen sagt upp mig och i och med det har jag startat företag. Jag har nämligen varit sjukskriven i två år eftersom min förra arbetsgivare var en…

När jag läst e-post motsvarande ett maratonlopp med text kommer äntligen frågan:

Det var huvudlinjerna i min livshistoria. Har du något bra boktips om jag ska marknadsföra min butik på nätet?

Varför lägger du inte frågan överst – och allra helst redan i ämnesraden? Ställ din fråga, och berätta sedan bakgrunden kring din fråga (när du ställt frågan kommer troligtvis följdfrågor naturligt). Om du börjar berätta kronologiskt från det att du lämnade BB kommer jag att somna eller kasta ditt mail i papperskorgen. Att skriva det viktigaste först kallas emfatisk struktur (den omvända pyramiden eller trattmodellen kallas den också) .

Sättet att använda e-post förändras

Peter Dahlgren 4 Comments

Titta på bilden. Det är min inkorg i dag, men det är svårt att skilja den från någon annan dag. E-post används allt mindre och mindre för interpersonell kommunikation.

För några år sedan använde jag e-post hela tiden. Det var så man kontaktade folk. Nu bestämmer jag möten via Facebook, jag använder Twitter för att säga något kort och snabbt samt sms om det är något privat. (Jag är inte så förtjust i telefon eftersom det kräver omedelbar återkoppling. Jag kan inte vänta två minuter med att svara.)

E-post har abdikerat från tronen som mitt primära kommunikationssätt till fördel för de ”nya” sätten att prata. Inkorgen är numer en samlingsplats för att se vad som har hänt på de olika webbplatserna (YouTube, Facebook, Twitter etc), men jag kan likaväl börja använda notifieringar via rss. Och jag gillar det. Webben blir mer och mer informell och vi delar med oss av små, korta uppdateringar hela tiden snarare än långa formella brev. Det påminner mer om hur vi människor är funtade.

Men jag använder förstås e-post fortfarande. Att skicka formella brev, om än elektroniskt, har fortfarande en plats men valmöjligheterna att välja medium efter budskap har aldrig varit lättare. Och samtidigt svårare, eftersom det ställer högre kompetens på den som ska leverera budskapet att välja rätt från alla alternativ.

Men det är ett förändringsarbete som vi människor driver fram och vi anpassar tekniken efter våra behov att uttrycka oss. Det är precis det som gör internet så fantastiskt.

Hemligheten bakom att minska stressen med e-post

Peter Dahlgren 2 Comments

Har din inkorg tagit över ditt liv eller blivit ett andra jobb? Kollar du konstant om du fått nya meddelanden, och är du rädd för att missa något?

Det är en av många nackdelar med dagens informationssamhälle och volymen av e-post växer. Men det finns enkla lösningar.

Först av allt gäller det att inte se e-post som något nytt fenomen. Det är bara (ytterligare) ett sätt att ta emot och skicka information. Skillnaden jämfört med andra kommunikationssätt är att det går fort.

Problemet har alltid funnits, men folk inser inte att e-post bara handlar om en metod eller system för att bearbeta information. Det är samma sak om du låter pappershögen på ditt skrivbord växa allt högre. Du måste systematiskt gå igenom högen med jämna mellanrum för att du inte ska drunkna. Detsamma gäller röstbrevlådan, telefonsvararen, sms, brev och självklart e-post. Det gäller att hålla inkorgen tom! Precis som telefonsvararen: man kollar den en gång per dag och ser till att meddelanderäknaren hamnar på noll.

Att ta kontroll över sin inkorg handlar alltså bara om att få in en arbetsmetod – att bearbeta information och ta beslut vad man ska göra med meddelandet; svara, radera, arkivera, återkom med svar senare i veckan eller liknande. Många kollar e-posten var femte minut – hela tiden. Men i slutändan gör de ingenting med de nya meddelanden de får, utan låter de ligga i inkorgen och kollar efter nya meddelanden återigen. Ta tag i meddelanden som dyker upp i inkorgen omedelbart.

Några konkreta tips:

  • Kolla efter ny e-post max två gånger per dag.
  • Se till att din e-postklient inte letar efter ny e-post oftare än varannan timme.
  • Tar något mindre än två minuter att göra – gör det direkt.
  • Håll inkorgen tom. När du stänger e-postklienten ska det eka tomt.
  • Ta beslut om åtgärd direkt: vad ska du göra med meddelandet?

Detta är en del av det så kallade GTD (Getting Things Done). Det är ett uttryck myntat av författaren David Allen. Uttrycket kommer från en bok han skrivit om att få saker gjorda. Jag har inte läst den själv, men jag har hört mycket gott om den. (Du kan läsa mer om modellen på Getting started with “Getting Things Done”.)

Jag har tidigare skrivit om att organisera e-post i mappar som svara, åtgärd och någon gång. Men det gör jag inte längre. Det är för krångligt.

Jag tar tag i e-posten omedelbart när jag får den och sorterar upp meddelandena i väldigt få, generella mappar. Jag raderar all e-post som inte har uppenbart värde att spara. Less is more.